Reglas de agenda, opción por opción
En Configuración → Reglas de agenda, quienes administran la clínica deciden qué puede agendar el equipo y cómo se calcula la disponibilidad. Estas reglas son de la clínica, no solo de la persona que las cambia.
Política de agendamiento
Sección titulada «Política de agendamiento»Sobrecupo (dos citas a la misma hora)
Sección titulada «Sobrecupo (dos citas a la misma hora)»Es el conflicto entre citas activas del mismo profesional. Su ocupación se considera aunque las citas estén en sedes distintas.
| Opción | Qué ocurre | Cuándo usarla |
|---|---|---|
| Nunca permitir (rechaza siempre) | Odeen rechaza una nueva cita que se cruce con otra | Cuando el equipo debe reservar únicamente horas libres |
| Permitir con advertencia | Muestra el conflicto; el equipo puede confirmar la excepción, que queda registrada | Cuando necesitas admitir excepciones deliberadas |
La advertencia no crea capacidad real para atender a dos personas. Revisa el conflicto antes de continuar. Las reservas públicas ofrecen horas libres; esta política no autoriza al paciente a elegir una hora ocupada.
Fuera del horario del profesional
Sección titulada «Fuera del horario del profesional»Aplica si una cita cae fuera de sus tramos de atención o en tiempo bloqueado.
- Nunca permitir: no deja guardar la cita fuera de horario.
- Permitir con advertencia: el equipo puede confirmar una atención excepcional.
Si el cambio será habitual, modifica el horario del profesional en lugar de confirmar la misma excepción cada vez.
Permitir citas en el pasado
Sección titulada «Permitir citas en el pasado»Permite registrar una atención retroactiva que no se agendó a tiempo. Desactivado, rechaza inicios de cita anteriores al momento actual. No hace que la reserva online ofrezca fechas pasadas ni marca automáticamente una cita como completada.
Cancelaciones y confirmación
Sección titulada «Cancelaciones y confirmación»Cancelar hasta
Sección titulada «Cancelar hasta»Es cuántas horas antes del inicio se cierra la posibilidad de cancelar, tanto para el equipo como para el paciente.
Con 24 horas antes, una cita del martes a las 10:00 deja de poder cancelarse cuando faltan menos de 24 horas. Si no asiste, se registra la inasistencia cuando corresponda. Sin plazo desactiva ese límite de anticipación; las acciones siguen dependiendo del estado de la cita.
Hay excepciones: durante los primeros 30 minutos después de crear la cita, se permite cancelar para corregir un error reciente. El equipo también puede cancelar una cita cuyo paciente ya fue marcado como llegado, porque no se trata de una hora vacía por aviso tardío.
Este ajuste no cobra multas ni devuelve pagos automáticamente. La política escrita de la clínica y la gestión de pagos son decisiones separadas.
Confirmar hasta
Sección titulada «Confirmar hasta»Es el plazo para que el paciente confirme desde el enlace recibido. Con 24 horas antes, una cita del martes a las 10:00 debe confirmarse antes del lunes a las 10:00.
- No exigir confirmación: no aplica el control de citas sin confirmar. El paciente puede seguir recibiendo aviso de reserva y recordatorio según el canal configurado.
- Con plazo: el recordatorio se programa un día antes de que venza ese plazo. En el ejemplo, corresponde al domingo a las 10:00, sujeto a la ventana de envío.
Revisa también Avisos automáticos: establecer un plazo no reemplaza un correo o teléfono válido para comunicarlo al paciente.
Si el paciente no confirma a tiempo
Sección titulada «Si el paciente no confirma a tiempo»Esta opción aparece cuando Confirmar hasta tiene un plazo.
| Opción | Qué ocurre |
|---|---|
| Avisar al equipo para llamar al paciente | Mantiene la cita y notifica al profesional, recepción y administración |
| Liberar la hora y avisarle al paciente | Cancela la cita sin confirmar y vuelve a ofrecer el cupo; avisa al paciente |
La liberación se procesa automáticamente después del vencimiento, no necesariamente en el segundo exacto. Para liberar, debe existir constancia de un aviso con enlace enviado antes del vencimiento y para el horario actual de la cita. Tener correo, un recordatorio pendiente o un aviso de un horario anterior no basta. La constancia indica que el proveedor aceptó el envío; no acredita que el paciente lo recibió o leyó.
Sin esa evidencia, Odeen conserva la cita y avisa al equipo. Si el paciente no tiene correo también conserva la hora, porque la cancelación automática se comunica por ese canal. La opción no afecta citas ya confirmadas ni convierte su pago en una devolución.
Odeen Pulse muestra las citas futuras conservadas como pendientes de confirmación manual, incluso si son de otro día. En Revisar citas puedes abrir la cita con su fecha y sede; si tienes permiso para editar, también puedes contactar al paciente o marcarla como confirmada. Al confirmar, cancelar o reagendar, la cita deja ese pendiente; las citas ya iniciadas salen de esta lista.
Una cita creada después del plazo de confirmación no se libera automáticamente por esa causa: el paciente no tuvo esa ventana para responder.
Antes de activar Liberar la hora, revisa cómo vas a informar esa condición a los pacientes.
Horas disponibles para reservar
Sección titulada «Horas disponibles para reservar»Intervalo entre horas de inicio
Sección titulada «Intervalo entre horas de inicio»Es el salto entre posibles horas de inicio. Puedes elegir 10, 15, 20, 30 o 60 minutos.
Con un tramo desde las 09:00 y un intervalo de 15 minutos, los posibles inicios son 09:00, 09:15, 09:30, 09:45… Odeen ofrece solo los que permiten completar la duración del servicio sin chocar con citas, bloqueos o el tiempo libre entre citas configurado.
No es la duración de una cita. Un servicio de 45 minutos sigue durando 45 minutos aunque ofrezcas inicios cada 15. Un salto mayor puede dejar huecos que no se ofrecen porque no coinciden con un inicio candidato.
Tiempo libre entre citas (minutos)
Sección titulada «Tiempo libre entre citas (minutos)»Es el tiempo libre mínimo alrededor de las citas del mismo profesional. Admite 0 a 120 minutos; con 0 no se agrega separación.
Si una cita termina a las 10:00 y el tiempo libre es 10 minutos, la siguiente no puede comenzar antes de las 10:10. Con inicios cada 15 minutos y un tramo iniciado a las 09:00, el siguiente inicio ofrecido será 10:15. Este ajuste también protege el tiempo anterior a la próxima cita.
No suma minutos al precio ni a la duración guardada de la cita. Usa esta opción si necesitas separación entre pacientes; para cerrar siempre de 13:00 a 14:00, deja un hueco en el horario. Pulsa Guardar junto al campo para aplicar el valor.
Zona horaria
Sección titulada «Zona horaria»Define cómo Odeen interpreta los tramos de atención, muestra las citas y calcula horas locales. Es común a todas las sedes de la clínica. Por ejemplo, America/Santiago sigue la hora local de Santiago, incluidos sus cambios estacionales.
Cambiarla no traslada el instante de las citas y bloqueos existentes, pero sí cambia la hora local que ves. Los horarios semanales conservan sus horas escritas, como 09:00–13:00, de modo que algunas citas podrían verse fuera de esos tramos.
Elige la zona correcta de la clínica, lee el aviso, marca la confirmación y pulsa Guardar zona horaria. No uses este ajuste para arreglar una sola cita: reagenda esa cita.
Presentación del calendario
Sección titulada «Presentación del calendario»Estas opciones organizan el calendario para todo el equipo. No cambian la duración de los servicios ni las horas libres calculadas, pero las filas también determinan los puntos de reserva por clic.
| Opción | Qué significa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Rango horario visible: Automático | Ajusta el tramo visible según horarios y citas | Muestra el día según lo que hay que atender |
| Rango horario visible: Fijo | Usa las horas Desde/Hasta que guardas | Ver siempre 08:00–20:00, aunque ese día atiendas menos |
| Minutos por fila del calendario | Divide el calendario en filas de 15, 30 o 60 minutos | Con 30 min, las filas empiezan a las 09:00, 09:30, 10:00… |
| Mostrar fin de semana | Incluye sábado y domingo en la vista Semana aunque no haya citas | Ver los siete días; no habilita atención por sí solo |
Para Fijo, Desde debe ser anterior a Hasta; 24 significa el final del día. Guarda ese rango con su botón Guardar. Ocultar una franja en pantalla no elimina las citas que caen en ella.
Para reservar una hora libre por clic en la vista Día, se usan los inicios de fila que coinciden con una hora libre calculada. Al arrastrar una cita, Odeen la ajusta a una hora libre calculada; si no hay ninguna, usa estas divisiones del calendario y valida los conflictos al guardar.
Horas de inicio, filas y duración: un ejemplo
Sección titulada «Horas de inicio, filas y duración: un ejemplo»Puedes tener un servicio de 45 minutos, ofrecer inicios cada 15 minutos y dibujar líneas cada 30 minutos. Son tres decisiones distintas: cuánto dura la atención, cuándo puede empezar y cómo se organiza el calendario.
En ese ejemplo, la disponibilidad puede incluir 09:15, aunque el calendario no tenga una fila que empiece a esa hora. Para elegir un inicio que no coincide con una fila, usa Crear cita. Las filas de 30 minutos no convierten un servicio de 45 minutos en uno de 30.
Para cambiar solo tu vista inicial o la altura de las filas en pantalla, usa Perfil → Agenda.
Si no aparecen horas libres
Sección titulada «Si no aparecen horas libres»Comprueba en este orden: sede y profesional correctos, horario efectivo de esa fecha, semana del ciclo, excepciones, bloqueos, citas existentes, duración del servicio y tiempo libre entre citas. En el sitio público revisa además la publicación, la anticipación mínima y la ventana de reserva.