Reservar y gestionar citas

La agenda de Odeen es un calendario propio con vistas de día, semana y equipo (varios profesionales lado a lado).

Reservar una cita

Elige un horario libre

Haz clic en un hueco disponible del calendario. Odeen valida que el horario siga libre y evita la doble reserva.
Di a quién atiendes

Busca al paciente por nombre, teléfono o documento; si no existe, lo creas ahí mismo sin salir del panel. Una vez elegido verás sus alergias, su saldo y sus inasistencias antes de confirmar.
Di qué se le va a hacer

Elige el servicio —el panel muestra cuánto dura y cuánto cuesta— y, si el paciente tiene un tratamiento en curso, Odeen propone vincular la cita a esa sesión y te dice cuánto se cobraría aparte si no lo haces.
Confirma la hora

El fin de la cita se calcula solo, según la duración del servicio.

Buscar hora sin saber con quién

También puedes agendar con el botón Crear cita de la barra superior, sin partir desde un hueco del calendario. Ahí el profesional viene en «cualquiera»: eliges el servicio y Odeen te muestra las horas libres de toda la sede, diciendo con quién queda cada una. La franja de días de arriba te adelanta cuánto tiene tomado cada jornada, para no ir día por día.

Sesiones del plan y cortesías

Una cita vinculada a un plan se cobra dentro del presupuesto. Si el paciente ya había pagado esa sesión, el pago queda como abono del plan.
Para dejar una cita sin cobro (un control gratuito, por ejemplo), abre su menú ⋯ y elige Dejar sin cobro. Debes indicar el motivo, que queda en el historial de la cita junto con el valor anterior. Solo el propietario y la administración pueden hacerlo, y no aplica a citas que ya tienen pagos ni a sesiones de un plan.
Una cita cancelada sin pagos no genera cobro.

Avisos y recordatorios

Si el paciente tiene correo, Odeen puede avisarle cuando agendas, reagendas o cancelas su cita. El recordatorio usa el canal elegido —correo, WhatsApp, ambos o ninguno— y se programa un día antes de la cita o del plazo para confirmar, si lo exiges. WhatsApp aparece como opción solo cuando Odeen lo tiene habilitado y tu plan tiene cupo; el paciente necesita un teléfono y no haber pedido que no lo contacten. Al agotarse el cupo del mes, el recordatorio pasa a correo si el paciente tiene una dirección. Todo se calcula con la zona horaria de la clínica. Consulta Avisos automáticos y WhatsApp manual para configurar canales, horarios y textos.

El horario de envío

Los avisos y recordatorios automáticos salen dentro del horario que defines en Configuración → Avisos automáticos (por defecto, entre las 08:00 y las 20:00). Un aviso generado fuera de ese horario queda en espera y sale a la próxima apertura; si prefieres que salga igual a cualquier hora, puedes cambiar esa preferencia. El recordatorio siempre espera su hora dentro del horario.

Para una cita de madrugada, el recordatorio se programa desde la apertura del día anterior.
Para una cita de última hora, el recordatorio se programa alrededor de la última hora del día anterior.
Si la cita empieza antes de la próxima apertura, el aviso sale al instante: avisarle tarde sería peor que avisarle a deshora.
Si el paciente reservó por tu página pública, la confirmación sale al instante: está esperando la respuesta.

La entrega puede ocurrir algunos minutos después de la hora indicada; no se programa a un minuto exacto.

Cuando una cita no recibirá recordatorio

Al crear una cita, si Odeen sabe que no saldrá el recordatorio, te lo dice justo después de «Cita reservada» y explica el motivo. Los casos son:

La cita empieza demasiado pronto: el recordatorio sale el día anterior, así que una cita agendada con pocas horas de anticipación no lo recibe.
El paciente no tiene el contacto que pide el canal de recordatorios (por ejemplo, el canal es Correo y no tiene correo).
El paciente pidió no ser contactado, o es un paciente de ejemplo.
Los recordatorios están desactivados en la clínica.

El aviso es informativo: la cita ya quedó creada.

Un aviso por cita

Cada cita guarda un solo aviso en espera. Si agendas de noche y corriges el horario dos o tres veces, el paciente recibe un único correo con la hora final. Y si cancelas esa cita antes de que salga el aviso, no recibe nada: nunca supo de ella.

Al abrir la cita verás cuándo se enviará el aviso pendiente, con un botón Enviar ahora para soltarlo antes cuando lo necesites.

Plazo para cancelar

En Configuración → Reglas de agenda puedes fijar con cuánta anticipación se puede cancelar una cita. Dentro de ese plazo nadie la cancela, ni el equipo ni el paciente: si el paciente no viene, marca la cita como inasistencia. Así el profesional que arrienda el sillón no pierde la hora por un aviso de última hora.

Un paciente que ya llegó se puede cancelar igual.
Una cita recién creada se puede cancelar durante sus primeros 30 minutos, por si te equivocaste al agendarla.
Reagendar sigue permitido dentro del plazo.

Confirmación desde el correo

Los correos de la cita traen un botón Confirmar o cancelar. El paciente abre una página con la fecha, la hora, el profesional y la sucursal, y responde sin crear una cuenta. Si ya está dentro del plazo para cancelar, la página le muestra el teléfono de la clínica.

El correo que sale al agendar dice que la cita quedó agendada y le pide confirmarla. Cuando la cita queda confirmada, el paciente recibe un correo de cita confirmada con el botón para revisarla o cancelarla. Sale tanto si confirma él desde el correo como si la marcas Confirmada en la agenda, por ejemplo después de llamarlo. Lo que el paciente hace desde su correo le llega al instante; lo que confirmas tú respeta tu horario de avisos.

En Configuración → Reglas de agenda también puedes exigir que el paciente confirme antes de cierto plazo. Cuando lo exiges, el recordatorio sale un día antes de que venza. Si no confirma a tiempo, eliges qué pasa:

Avisar al equipo: el profesional, recepción y administración reciben una notificación para llamarlo.
Liberar la hora: la cita se cancela, el paciente recibe un correo y la hora queda libre. Si el paciente no tiene correo, no se libera: se avisa al equipo.

Una cita agendada después de vencido el plazo, por ejemplo para el mismo día, no se libera.

Reagendar

Arrastra la cita a un nuevo horario (drag & drop). El movimiento hace snap a slots válidos. Cada reagenda queda registrada en el historial de la cita.

Estados de la cita

El color de cada cita en la agenda es su estado. Las citas avanzan por etapas:

Agendada

La cita está reservada.
Confirmada

El paciente confirmó que asistirá.
En sala

El paciente llegó (check-in).
En curso

La atención está en curso.
Completada

La atención terminó.

También puedes marcar No asistió o Cancelada. Abre la cita y pulsa el estado que corresponde en la línea de etapas: el diálogo no se cierra, así que puedes avanzar de «En sala» a «Completada» sin volver a abrirlo. Los cambios de estado quedan en el historial.

Además del color, cada cita muestra en su borde izquierdo el pago (verde si está pagada, mitad ámbar si tiene un abono; sin barra si no hay pagos) y un ícono a la derecha que indica si la reserva fue online o manual. Las citas canceladas no se muestran en la grilla para no tapar el horario que liberaron; actívalas con Mostrar canceladas en el panel lateral.

Si hay citas de hoy todavía sin confirmar, Odeen Pulse las muestra en las prioridades de Inicio. Confirmar abre la lista: escribes por WhatsApp con el mensaje listo (puedes pedir a la IA que lo redacte) y la cita queda confirmada, o la marcas sin mandar mensaje.

Si pasan 15 minutos desde el fin de una cita y todavía no registraste su desenlace, Pulse la muestra como pendiente. Resolver abre un panel con todas las citas que ya terminaron y siguen sin cierre. Cada una trae la misma línea de estados del diálogo de la cita: la avanzas etapa por etapa o la marcas como no asistió, sin salir de Inicio. Para completar una sesión vinculada a un plan, ábrela desde el panel: ahí eliges si avanza el tratamiento. Odeen nunca la completa ni la marca como no-show solo porque pasó la hora.

Bloquear horas desde la agenda

Para reservar tiempo sin agendar a un paciente:

Activa el modo bloqueo

Usa el botón Bloquear hora o el atajo B. Se ocultan los slots de reserva para no bloquear por error.
Arrastra el rango

Selecciona el rango en la franja libre del día e indica el motivo.
Sal del modo

Presiona Esc. Los bloqueos se pintan en gris y puedes borrarlos inline.

Acciones rápidas desde la cita

Al abrir una cita tienes accesos directos sin salir de la agenda: ver datos del paciente, abrir su ficha clínica, registrar un pago, registrar una evolución, redactar evolución (borrador con IA para revisar) o generar el resumen pre-cita.